항상 부족한 리소스에 허덕일 때 ‘아 이 업무 해줄 수 있는 사람 딱 한 명만 더 있으면 좋겠다…’

생각 해보신 적 없으신가요?

혼자서 3인분의 업무를 충분히 해낼 수 있게 도와주는 친구가 있습니다.

*Zapier활용법 1편을 읽고 오시면 이해력을 높이는데 도움이 됩니다.*

Zapier의 무한한 가능성을 경험해 본 저는 기본적인 Zapier 활용법에 이어 이번에는 조금 더 심화된 활용법을 공유하고자 합니다. 

스타트업의 가장 큰 과제 중 하나인 리소스 최적화를 위해, 이메일에서 특정 키워드를 감지해 슬랙 알림을 받는 방법부터, 솔라피를 이용한 자동 문자 발송, CRM까지.

업무 효율을 극대화 할 수 있었던 실제 응용 사례들을 토대로 공유해보겠습니다.

INDEX

1. 매일 쏟아지는 이메일 속 중요한 정보를 놓치고 싶지 않을 때
2. Zapier + SOLAPI(솔라피)로 웰컴메시지 보내기
3. Zapier로 CRM하기

해결책: Zapier를 활용해 이메일에 특정 키워드가 포함되어 있을 때, 그 내용을 슬랙 채널 메시지나 DM으로 자동 전송하도록 설정합니다. 이를 통해 팀원들이 중요한 업데이트를 실시간으로 확인하고, 즉각적인 피드백을 제공할 수 있습니다.

이메일 받는 단계부터 시작해 문자를 받는 단계까지 복잡한 워크플로우를 자동화 한 예시

• Insert Data에서 “Body Plain”을 선택합니다.
• “(Text) Contains”를 선택합니다.
• 아래 빈칸에 필터링 하고 싶은 키워드를 입력합니다.

3단계: 액션 설정

• 액션 앱 선택: "Slack"을 액션 앱으로 선택합니다.
• 액션 이벤트 선택: "Send Channel Message"나 "Send Direct Message" 중 하나를 선택하여 슬랙 채널 또는 사용자에게 메시지를 보낼 방법을 결정합니다.
• 메시지 내용 구성: 필터링된 이메일 내용을 바탕으로 슬랙 메시지를 구성합니다. 이 때, 이메일의 주요 내용을 슬랙 메시지에 포함시키도록 설정할 수 있습니다.

4단계: 테스트 및 활성화

• 설정한 Zap을 테스트하여 제대로 작동하는지 확인합니다.

• 모든 설정이 올바르게 작동한다면, Zap을 활성화하여 실제 업무 환경에서 사용합니다.

• 해결책: SOLAPI(솔라피)와 연동하여 리드 접수 시 자동으로 웰컴 문자를 발송합니다. 이를 통해 고객의 첫 인상을 긍정적으로 만들고, 브랜드에 대한 관심을 지속시킬 수 있습니다.

페이스북 리드 → 접수 내용 파싱 → 슬랙 메세지 발송 → 솔라피를 통한 문자 발송 → 리드 접수 데이터 스프레드 시트 발송

준비 단계

• Zapier와 솔라피(SOLAPI) 계정에 접속 가능한지 확인합니다.
• 필요한 경우, 솔라피에서 SMS 발송을 위한 API 키를 준비합니다.
  • 솔라피 서비스 가이드 참고

1단계: 트리거 설정 (리드 접수 감지)

• 트리거 앱 선택: 리드를 수집하는 플랫폼(예: Facebook Lead Ads, Google Sheets, Typeform 등)을 선택합니다.

• 트리거 이벤트 설정: 예를 들어, "New Lead" 또는 "New Submission"과 같이 새 리드가 접수되는 이벤트를 선택합니다.

• 트리거 세부 설정: 필요에 따라 특정 폼이나 시트를 선택하여 리드 정보를 수집합니다.

  
  

페이스북 리드 접수 → 접수 내용 파싱 → 접수 내용 슬랙 메세지 전송 → 접수 내용 고객에게 문자 메세지 발송 워크 플로우 예시

2단계: 액션 설정 (문자 발송)

• 액션 앱으로 "SOLAPI" 선택: 문자 메시지를 발송할 서비스로 SOLAPI를 선택합니다.
• 액션 이벤트 설정: "Send Message"와 같이 문자 메시지를 보내는 액션을 선택합니다.
• 메시지 내용 구성: 리드의 정보(예: 이름, 연락처)를 사용하여 웰컴 메시지의 내용을 구성합니다. 예를 들어, "안녕하세요, [이름]님! 우리 서비스에 관심 가져주셔서 감사합니다. 작성해주신 신청서가 정상적으로 접수 되었습니다. 더 궁금한 점이 있으시면 언제든지 문의주세요."와 같은 메시지를 설정할 수 있습니다.
• 수신자 번호 지정: 리드 정보에서 수집한 연락처를 메시지 수신자로 지정합니다.

3단계: 테스트 및 활성화

• 설정한 Zap의 작동을 테스트합니다. 이를 통해 실제로 리드 정보가 정확히 수집되고, 웰컴 메시지가 올바르게 발송되는지 확인합니다.
• 모든 설정이 정상적으로 작동한다면, Zap을 활성화합니다. 이제 새로운 리드가 접수될 때마다 자동으로 웰컴 메시지가 발송됩니다.

Zapier로 CRM하기

→ 리드 관리 자동화

• 해결책: 리드가 접수된 후 2일, 4일 후 자동으로 메시지를 발송하여 관심을 유지하고, 제품이나 서비스에 대한 정보를 제공합니다. Zapier를 활용한 자동화를 통해, 고객과의 관계를 강화하고 전환율을 높일 수 있습니다.

리드 접수 후 2일 뒤 자동 문자 메세지 발송 워크 플로우 예시

*단계별 가이드:

1. 리드를 수집하는 플랫폼(예: Facebook Lead Ads, Google Sheets, Typeform 등)을 트리거로 선택합니다.

2. 'Delay' 단계를 추가하여 메시지 발송 전 일정 시간을 지연 시킵니다.

   1. 저는 리드 접수 후 2일 뒤, 4일 뒤 총 2개의 Zap을 세팅해 두었습니다.
      1. 아래 이미지의 Zap을 하나 더 복사해 ‘Time Delayed for’ 부분에 2 → 4로 변경
      2. 리드 접수 후 4일 뒤 고객에게 발송하고 싶은 메세지 구성 후 설정

3. 지연 설정 후, 'SOLAPI'를 통해 자동 메시지를 설정하고 발송합니다.
   1. 고객 세그먼트에 따라 메세지를 커스텀 할 수 있습니다.
4. 각 단계를 테스트한 후, 문제가 없다면 Zap을 활성화합니다.

Zapier를 사용하는 것은 단순히 일상적인 업무를 자동화하는 것을 넘어서, 복잡한 데이터 흐름을 관리하고, 실시간 커뮤니케이션을 강화하며, 고객 경험을 개선하는 데 있어 중요한 역할을 할 수 있습니다.

Zapier와 함께라면, 여러분도 혼자서 3인분의 일을 해낼 수 있습니다.

고도의 기술이 필요한 것이 아닙니다. 충분히 제 글만 읽고도 혼자서 하실 수 있습니다.

지금 바로 시작해보세요!