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인사이트 지겨운 반복 업무에서 벗어나는 가장 빠른 방법

혼자서 5인분 할 수 있는 툴 사용법 - Zapier(재피어)

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Kei

업무를 하실 때 가장 중요하게 생각하는 요소가 무엇인가요?


저는 ‘효율성’을 가장 중요시 합니다.

마케터 특성상 업무량이 많고 항상 바쁘기 때문에, 업무를 할 때 다른 사람과 똑같은 시간을 할애 하더라도 높은 효율을 내고 싶어 합니다. 저뿐만 아니라 요즘 어떤 분야든 업무의 효율성을 높이기 위해 AI나 자동화 툴을 도입 하죠.


오늘은 제가 사용해본 툴 중, 저의 업무 효율성을 가장 극대화 시켜준 툴을 오늘 소개해볼까 합니다.

INDEX

  1. Zapier 설명
  2. Zapier로 리드 수집 알림 자동화 하는 방법
  3. Zapier 활용한 데이터 공유 자동화의 확장성

업무 효율 증대의 시작

이미 많이 활용하고 계시고 알고 계시는, ‘Zapier’(재피어)라는 툴인데요.

간단하게 설명 드리면 서로 다른 2개의 툴을 연동시켜 자동화할 수 있는 서비스를 제공합니다. 4,000개 이상의 툴을 서로 연동시켜 자동화할 수 있고 마케팅뿐만 아니라 CRM, 이메일 서비스, 소셜 미디어 플랫폼 등 다양한 종류의 툴을 포함하고 있기 때문에 활용도는 무궁무진 합니다.

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자사에서 활용 중인 Zaps 예시. 페이스북 리드, 슬랙, 솔라피(자동 문자 발송 툴), 구글 스프레드 시트를 연동하여 활용 중 

반복적인 업무가 지루하다면?

제가 가장 많이 활용하는 부분 중 하나인, ‘리드 수집 알림 자동화’에 대해 얘기해보겠습니다.

제가 담당하는 프로젝트는 리드 수집이 상당 부분 차지합니다. 고객사의 비즈니스 성장을 위해 필요한 고객 DB를 수집하는 업무죠. 고객 DB를 수집 후 빠른 시일 내 전화 상담을 진행하는 것이 핵심 입니다. 그렇지 않으면 문의를 남기더라도 전화가 오기 전까지 단순 변심으로 쉽게 이탈될 수 있죠.

한 달에 접수되는 리드 수만해도 평균 200건 이상.

한 건 한 건, 접수된 정보를 고객사에 빠르게 전달해 전화 상담을 할 수 있게 해야 합니다. 리드 접수 되는 것을 마냥 기다렸다가 접수되는 순간 데이터를 고객사에 전달하기에는 바쁜 현대사회에서 리소스 낭비라고 생각했고, 조금 더 효율적으로 고객사에 전달할 수 있는 방법은 없을지 찾아보다 Zapier를 알게 됐습니다.

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Zapier 홈 화면 

Zapier는 무료 버전으로도 충분히 활용 가능합니다.

그래도 궁금하신 분들을 위해 무료 버전과 유료 버전의 차이를 정리해 보았습니다.

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간단히 말해, 무료 버전은 개인 사용자나 소규모 프로젝트에 적합하며 기본적인 자동화와에 유용합니다. 반면에, 유료 버전은 더 많은 작업량, 복잡한 워크플로우, 빠른 업데이트 빈도, 프리미엄 앱과의 통합 등을 필요로 하는 개인 사용자나 비즈니스에 적합합니다.


Zapier를 활용한 리드 수집 알림 자동화

본격적으로 리드 수집 자동화 하는 방법에 대해 설명 드리겠습니다.


1단계: 리드 수집 구성하기

설명 드리기에 앞서, ‘Zap’에 대한 개념을 설명 드리고 시작하겠습니다.


💡 ‘Zap’이란, ‘Zapier’에서 설정하는 자동화된 워크 플로우로, '트리거(Trigger)'와 '액션(Action)' 두 부분으로 구성됩니다. 트리거는 Zap을 시작하는 조건이며, 액션은 트리거가 발생했을 때 자동으로 실행되는 작업입니다.


먼저 페이스북 광고를 집행할 때 잠재 고객 캠페인을 구성하여 인스턴트 양식 제작 후 고객 DB를 수집한다는 가정하에 설명 드리겠습니다. 인스턴트 양식은 보다 쉽게 필요한 DB(이름, 이메일 주소, 전화번호 등)를 수집할 수 있습니다.

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Facebook 인스턴트 양식 예시 

2단계: Zapier 계정 생성

Zapier에 로그인하거나 새 계정을 만듭니다. “+ Create "버튼 클릭 후 “Zap”를 클릭하여 Zap 생성을 시작합니다.

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Beta버전이긴 하지만, 어떤 Zap을 만들고 싶은지 영어로 프롬프트를 입력하면 AI가 Zap 설정에 도움을 줍니다. 

3단계: 트리거 설정

"Trigger"로 “Facebook Lead Ads”를 선택합니다. 이어서, 페이스북 페이지와 해당 광고 계정을 Zapier에 연결합니다. 리드가 수집될 때마다 Zapier가 알림을 받도록 트리거를 구성합니다.

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Trigger 세부 설정 단계

  1. Event → New Lead 선택 → Continue 클릭
    1. 해석 : *New Lead가 생성될 때 해당 트리거를 발동한다.
  2. Account → New Lead 데이터가 쌓이는 광고 계정 선택 → Continue 클릭
  3. Trigger
    1. Page → New Lead 데이터가 쌓이는 페이지 선택
    2. Form → 페이스북 광고에서 생성했던 인스턴트 양식 선택
  4. Test
    1. Lead A~Z 중, 테스트로 사용할 데이터 선택(데이터가 하나도 쌓여있지 않으면 테스트 발송을 못하는 경우도 있습니다.)
    2. *데이터가 쌓여있음에도 테스트할 데이터를 찾지 못했다면 “Find new records” 클릭
    3. Countinue with selected record 클릭

4단계: 액션 설정

트리거가 설정 되었다면, 다음 단계로 "Action"을 설정해야 합니다. 트리거가 발동 했을 때, 해당 데이터를 보내고 싶은 툴을 선택하면 됩니다. 저는 업무 툴로 가장 많이 활용하는 “Slack”을 선택 했습니다. Slack 외에도 데이터를 문자 발송하고 싶다면 “SOLAPI”를, 메일로 보내고 싶다면 “Gmail”을 선택하시면 됩니다.

Slack을 선택하고, Action 단계의 세부 설정을 합니다.

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Action 세부 설정 단계

  1. Event → Send Channel Message 선택 → Continue 클릭
    1. 해석 : *위에서 설정한 트리거가 발동 했을 때 해당 액션을 실행한다.
  2. Account → 메세지를 보낼 Slack 계정 선택 → Continue 클릭
  3. Channel → 메세지를 보낼 채널 선택
  4. Message Text
    1. 여기서 메시지 내용을 구성할 수 있는데, 페이스북 리드 양식에서 수집된 데이터를 활용하여 메시지를 커스터마이즈할 수 있습니다.92134faab0bdbeb29df5e529b8de597c_1711950340_0008.png

  1. Send as a bot? → Yes 선택
  2. Bot Name → 채널에 메세지를 발송할 때 봇 이름 설정
  3. Continue 클릭
  4. Test step 클릭
  5. 테스트 메세지가 확인 됐다면 “Publish” 클릭

5단계: 테스트 및 활성화

모든 설정을 마친 후, Zapier에서 제공하는 테스트 기능을 통해 자동화가 올바르게 작동 하는지 확인합니다. 문제가 없다면, Zaps을 활성화하여 실시간 리드 공유 시스템을 가동합니다.

이제, 페이스북 광고를 통해 수집된 고객 DB가 자동으로 선택한 슬랙 채널로 전송됩니다. 팀원 또는 고객사에서 이 정보를 실시간으로 확인하고, 잠재 고객과의 소통을 더욱 신속하고 효과적으로 진행할 수 있게 됩니다.

이러한 자동화 설정을 통해 마케팅 팀뿐만 아니라, 영업 팀, 고객 서비스 팀 등 다양한 부서가 실시간으로 중요 정보를 공유하고, 협업을 강화하는 데 큰 도움을 줍니다.

Zapier 활용한 데이터 공유 자동화의 확장성

단순 페이스북 리드 광고의 자동화에만 그치지 않고, 그 활용도는 훨씬 더 넓고 다양합니다. 수천 가지의 앱과 서비스와의 연동을 지원하는 Zapier를 통해, 비즈니스는 다양한 플랫폼과 출처에서 오는 리드 수집 및 데이터 공유를 효율적으로 자동화할 수 있습니다.


Zapier를 활용한 리드 관리 및 팀과의 실시간 정보 공유 시스템 구축은, 디지털 마케팅 및 영업 활동의 효율성을 크게 향상시킵니다. 이는 단순히 정보를 전달하는 것을 넘어, 팀 간의 소통을 강화하고, 잠재 고객에 대한 신속한 대응을 가능하게 함으로써, 최종적으로는 매출 증대로 이어질 수 있습니다.


처음에는 어려울 수 있지만, 누구나 쉽게 다룰 수 있는 툴이라고 생각합니다. 매일 반복적인 업무에 시간을 투자하고 계셨다면 Zapier를 통해 내 업무 시간을 세이브해보세요!


다음 편에는 조금 더 다양한 활용법에 대해 공유하도록 하겠습니다.

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Kei (김경동)

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